ИП, который оказывает услуги компаниям, обычно выставляет два документа: счёт — чтобы клиент заплатил, и акт — чтобы подтвердить, что работа сделана. Счёт можно оформить в свободной форме. Акт — первичный документ, и в нём должны быть семь обязательных реквизитов из закона о бухучёте. Ниже — что указать в каждом, как нумеровать и когда вместо двух документов удобнее один УПД.
Счёт на оплату: что в нём должно быть
Счёт не первичный документ, закон его форму не регулирует. Но бухгалтерия клиента проведёт платёж, только если в счёте есть всё, что попадёт в платёжное поручение:
- номер и дата счёта;
- ваши данные: ФИО ИП, ИНН, адрес;
- банковские реквизиты: расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт;
- данные покупателя: название, ИНН, КПП;
- что оплачивается: наименование услуги или товара, количество, цена, сумма;
- НДС — ставка и сумма или пометка «Без НДС»;
- итог цифрами и прописью;
- срок оплаты — не обязателен, но ускоряет оплату.
Подпись ИП на счёте желательна, печать — нет: ИП не обязан её иметь.
Самая частая причина задержки оплаты — ошибка в реквизитах банка. БИК и корсчёт лучше не перепечатывать, а проверить по справочнику.
Акт выполненных работ: семь обязательных реквизитов
Акт подтверждает, что услуга оказана, — на его основании клиент учитывает расходы. Требования к нему задаёт статья 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ:
- Наименование документа — «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ».
- Дата составления.
- Наименование того, кто составил документ, — ваше ФИО как ИП.
- Содержание операции — какие услуги оказаны, за какой период, по какому договору.
- Величина в натуральном и денежном выражении — объём, цена, сумма, единицы измерения.
- Должности ответственных лиц — для ИП: «Индивидуальный предприниматель».
- Подписи с расшифровкой ФИО — ваша и представителя клиента.
Без любого из них бухгалтерия клиента может вернуть акт на доработку.
Как связать счёт и акт
Документы должны «смотреть» друг на друга:
- одинаковые наименования услуг и суммы;
- ссылка на один и тот же договор — номер и дата;
- одинаковые реквизиты сторон.
В акте полезно указать период: «Услуги по сопровождению сайта за сентябрь 2026 г.». Это снимает вопросы при проверке, особенно при ежемесячных платежах.
Сумму прописью в обоих документах пишут одинаково — с заглавной буквы, копейки цифрами. Формат и частые ошибки разобраны в статье о сумме прописью в скобках.
Нумерация и даты
Нумерация. Закон её не регулирует: можно вести сквозную с начала деятельности или с 1 января каждого года. Главное — без повторов. Счета и акты нумеруют отдельно.
Дата счёта — день, когда вы его выставили.
Дата акта — день, когда услуги оказаны и акт составлен. Обычно это последний день периода или день сдачи результата. Акт, датированный раньше, чем закончены работы, — повод для вопросов при проверке.
«Без НДС» для ИП на УСН
ИП на упрощённой системе с доходом не более 20 млн ₽ освобождён от НДС — этот порог сохранён на 2026–2028 годы. Такой ИП указывает в счёте и акте «Без НДС» или «НДС не облагается». Ставку «0%» ставить нельзя: это отдельный режим для экспорта, с другими последствиями.
Если доход превысил 20 млн ₽, ИП на УСН становится плательщиком НДС: по специальной ставке 5% или 7% без вычетов либо по общей ставке 22%. В документах указывается выбранная ставка и сумма налога, а к счёту-фактуре добавляются свои требования. Подробнее о формулировках — в статье «в том числе НДС» или «сверху».
Нужен ли акт, если клиент уже заплатил
Для вашего налога на УСН «Доходы» — нет: доход признаётся по дате оплаты. Но акт нужен клиенту: без него компании сложно подтвердить расходы, и бухгалтерия будет его запрашивать.
Если клиент — физическое лицо, акт обычно не нужен, хватает договора-оферты и чека.
Один документ вместо двух: УПД
Вместо акта можно выставлять универсальный передаточный документ со статусом 2 — он подтверждает передачу товаров или оказание услуг и подходит неплательщикам НДС. Для плательщиков НДС УПД со статусом 1 заменяет сразу акт и счёт-фактуру. Счёт на оплату при этом выставляется отдельно. Разница между документами — в статье счёт, акт и УПД: в чём отличия.
Электронный документооборот
Счёт можно отправить в PDF по почте — этого достаточно. Акт в PDF без подписи — только черновик: юридическую силу имеет подписанный экземпляр. Либо обменяйтесь бумажными оригиналами, либо подпишите акт квалифицированной электронной подписью через оператора ЭДО — такая подпись равнозначна собственноручной.
Счёт и акт за пару минут
В генераторе документов счёт и акт собираются из одних данных: реквизиты подтягиваются по ИНН и БИК, НДС и сумма прописью считаются автоматически, на выходе — готовый PDF. Отдельно — счёт на оплату, акт выполненных работ и УПД.