Начинающий предприниматель обычно узнаёт разницу между этими документами в момент, когда бухгалтер контрагента отказывается принимать присланный комплект. Счёт — не первичный документ, акт не заменяет счёт-фактуру, а УПД может заменить оба, но не всегда.
Разберём, что каждый документ делает и какой набор нужен именно вам.
Счёт на оплату
Зачем: сообщить покупателю реквизиты и сумму, чтобы он мог заплатить.
Обязателен ли: нет. Ни Гражданский кодекс, ни закон о бухучёте не требуют счёт. Оплатить можно по договору или напрямую по реквизитам.
Учётное значение: никакого. Счёт не подтверждает ни отгрузку, ни оказание услуги, не влияет на налоги и не относится к первичным документам по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Счёт полезен по практическим причинам: он даёт покупателю готовые реквизиты, фиксирует сумму и назначение платежа, а для бюджетных организаций часто служит основанием для запуска оплаты. Но если счёт потерялся — на учёт это не влияет.
Срок действия счёта — договорённость сторон. Фраза «счёт действителен для оплаты в течение 5 банковских дней» не имеет силы закона, но дисциплинирует.
Акт выполненных работ
Зачем: зафиксировать, что услуга оказана и принята заказчиком.
Обязателен ли: да, для услуг и работ. Это первичный документ, на основании которого признаётся выручка у исполнителя и расход у заказчика.
Учётное значение: высокое. Как оформить в нём сумму — в статье про сумму прописью в акте. Без акта заказчик не подтвердит расход, а при проверке налоговая снимет затраты.
Унифицированной формы нет — с 2013 года организация вправе разработать свою, лишь бы в ней были обязательные реквизиты: наименование документа, дата, стороны, содержание факта хозяйственной жизни, измерители, должности и подписи ответственных лиц.
Для товаров вместо акта используется товарная накладная — форма ТОРГ-12 или собственный аналог.
Счёт-фактура
Зачем: дать покупателю право на вычет НДС.
Обязателен ли: да, для плательщиков НДС. На упрощённой системе счёт-фактуру не выставляют.
Учётное значение: только налоговое. Счёт-фактура не подтверждает факт отгрузки — это документ налогового учёта, регулируемый статьёй 169 НК РФ и постановлением Правительства № 1137.
Срок выставления — пять календарных дней с даты отгрузки. Ошибки в реквизитах, мешающие идентифицировать продавца, покупателя, товар, ставку и сумму налога, лишают покупателя вычета.
УПД
Зачем: объединить первичный документ и счёт-фактуру в одном бланке.
Обязателен ли: нет, это право, а не обязанность. Форма рекомендована письмом ФНС № ММВ-20-3/96@, актуальный бланк учитывает изменения, доведённые письмом ФНС № СД-4-3/11730@.
У УПД два статуса, и разница между ними принципиальная:
Статус 1 — счёт-фактура плюс первичный документ. Заменяет одновременно акт (или накладную) и счёт-фактуру. Подходит плательщикам НДС.
Статус 2 — только первичный документ. Заменяет акт или накладную, но не счёт-фактуру. Используют те, кто НДС не платит: УСН, патент, освобождение по статье 145 НК РФ.
Ошибка со статусом встречается часто: организация на упрощёнке выставляет УПД со статусом 1, тем самым выделяя НДС, — и попадает на обязанность заплатить этот налог в бюджет по пункту 5 статьи 173 НК РФ.
Какой комплект нужен вам
ИП или ООО на УСН, услуги: Счёт (по желанию) → Акт выполненных работ Или: Счёт → УПД со статусом 2
ООО на ОСНО, услуги: Счёт → Акт + Счёт-фактура Или: Счёт → УПД со статусом 1
Торговля товарами на ОСНО: Счёт → ТОРГ-12 + Счёт-фактура Или: Счёт → УПД со статусом 1
Самозанятый: Чек из приложения «Мой налог». Акт не обязателен, но заказчики-юрлица часто просят его для внутреннего учёта — это не запрещено.
УПД сокращает документооборот вдвое: вместо двух бумаг с дублирующими реквизитами оформляется одна. Для регулярных поставок это заметная экономия времени.
Сумма прописью: где нужна
| Документ | Пропись |
|---|---|
| Счёт на оплату | Желательна, деловой обычай |
| Акт выполненных работ | Желательна, защищает от исправлений |
| Товарная накладная | Обязательна в строке «Всего отпущено на сумму» |
| Счёт-фактура | Не предусмотрена |
| УПД | В строке итога, аналогично накладной |
Прописью пишется итоговая сумма к оплате с учётом налога. Логика та же, что у любого денежного документа: цифру можно дописать, слово — нет.
Частые ошибки
Счёт вместо акта. Оплаченный счёт не подтверждает оказание услуги. При проверке расход снимут.
Акт без счёта-фактуры на ОСНО. Заказчик останется без вычета НДС и потребует документ задним числом.
УПД со статусом 1 на упрощёнке. Приводит к обязанности заплатить выделенный НДС в бюджет.
Даты вразнобой. Дата акта должна соответствовать фактическому периоду оказания услуг. Акт от 31 декабря за работы, сданные в январе, — повод для вопросов.
Расхождение сумм между документами. Счёт на 100 000, акт на 100 000, УПД на 99 999 — типичный результат ручного пересчёта НДС.
Соберите комплект за раз
PropNum формирует счёт, акт и УПД по одним и тем же реквизитам — заполняете данные один раз и скачиваете нужные документы в PDF.