Кассовые ордера — редкий случай, когда сумма прописью не просто желательна, а прямо предусмотрена бланком. Строка «Сумма прописью» есть в унифицированных формах КО-1 и КО-2, и оставить её пустой нельзя.
Разберём, как её заполнять и какие ошибки приводят к переоформлению ордера.
Какие формы и чем регулируются
ПКО, форма КО-1 — приходный кассовый ордер. Оформляется при поступлении наличных в кассу.
РКО, форма КО-2 — расходный кассовый ордер. Оформляется при выдаче наличных из кассы.
Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 88, а порядок ведения кассовых операций — Указанием Банка России № 3210-У. В отличие от большинства первичных документов, кассовые ордера остались строго унифицированными: применять собственную форму нельзя.
Индивидуальные предприниматели, ведущие учёт доходов и расходов, вправе не оформлять кассовые документы вовсе. Но если ИП решил вести кассу — заполнять ордера нужно по общим правилам.
Как заполняется строка «Сумма прописью»
В приходном ордере сумма пишется в строке под словом «Принято от», в расходном — под строкой «Выдать».
Правило записи:
Рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами.
Пятнадцать тысяч четыреста тридцать 50 коп.
Слово «рублей» в этой строке бланка уже напечатано типографским способом, поэтому его не дублируют. В некоторых версиях бланка напечатано и «коп.» — тогда копейки просто вписываются цифрами.
Заглавная буква обязательна. Это не стилистика, а защита: строчная буква оставляет место дописать разряд перед суммой.
Свободное место прочёркивается. Оставшаяся часть строки после суммы закрывается горизонтальной чертой — так, чтобы нельзя было дописать текст. Требование прямо вытекает из порядка оформления кассовых документов.
Копейки: цифрами и всегда
В кассовых ордерах копейки указывают цифрами, даже когда они нулевые:
Пятнадцать тысяч 00 коп.
Общие правила записи сумм разобраны в статье «Как писать суммы цифрами».
Прописью копейки не пишут — это отличает ордер от договора, где допустима формулировка «ноль копеек». Нулевые копейки нельзя опускать: пустое место после суммы даёт возможность для дописки.
Если сумма круглая, запись выглядит как «Пятьдесят тысяч 00 коп.» — и это правильно.
Согласование с числительным
Сумма в ордере стоит в именительном падеже — это ответ на вопрос «что принято» или «что выдать»:
Двадцать пять тысяч 00 коп.
Не «двадцати пяти тысяч» и не «двадцать пять тысяч рублей ноль копеек». Форма бланка уже задаёт грамматическую конструкцию, задача — вписать числительное в именительном падеже.
Отдельное внимание — окончаниям составных числительных с «одна» и «две»: «Двадцать одна тысяча», «Тридцать две тысячи», а не «двадцать один тысяча». Слово «тысяча» женского рода, и числительное согласуется с ним.
Реквизиты, связанные с суммой
Строка «Основание» — за что приняты или выданы деньги: «Оплата по договору № 5 от 01.06.2026», «Выдача подотчётных сумм на командировочные расходы».
Строка «В том числе» в ПКО — сумма НДС, если операция им облагается: «в том числе НДС 22% — 2 750,00». При отсутствии налога пишут «без НДС» или «НДС не облагается». Прочерк здесь недопустим — строка должна быть заполнена.
Приложение — перечень документов, на основании которых оформлен ордер: заявление, доверенность, счёт.
Сумма цифрами в шапке ордера и сумма прописью в строке обязаны совпадать до копейки. Расхождение делает ордер недействительным.
Квитанция к ПКО
Приходный ордер состоит из двух частей: сам ордер остаётся в кассе, отрывная квитанция выдаётся вносителю денег. Сумма прописью дублируется в квитанции по тем же правилам.
Квитанция заверяется подписями главного бухгалтера и кассира и печатью, если организация её использует. Для вносителя это единственное подтверждение платежа, поэтому небрежность в заполнении квитанции — прямой путь к спору.
Частые ошибки
Исправления. В кассовых документах исправления запрещены категорически — пункт 4.7 Указания № 3210-У. Ошиблись в сумме прописью — оформляйте новый ордер, зачёркивание и «исправленному верить» не работают.
Пустое место после суммы. Незачёркнутый остаток строки — нарушение и реальная возможность подделки.
Строчная буква в начале. «пятнадцать тысяч» вместо «Пятнадцать тысяч».
Копейки прописью. «Пятнадцать тысяч ноль копеек» — в ордере копейки пишут цифрами.
Расхождение цифр и прописи. Чаще всего возникает при ручном пересчёте после правки суммы в шапке.
Пропуск строки «В том числе». Даже при отсутствии НДС строка заполняется словами «без НДС».
Проверьте сумму
PropNum переводит число в текст с заглавной буквы и нужным согласованием — остаётся скопировать результат в бланк ордера.