Требование пронумеровать страницы приходит обычно снаружи: налоговая запросила копии, суд принимает документы по описи, банк требует прошитый и пронумерованный комплект. Внутри одного файла задача простая, а вот когда документов десять и они в разных форматах — начинается ручная работа.
Разберём, что такое сквозная нумерация, где она обязательна и как сделать её без установки программ.
Что значит «сквозная»
Нумерация считается сквозной, когда номера идут подряд через весь пакет, не сбрасываясь на каждом новом документе.
Комплект из договора на 4 листах, акта на 2 и счёта на 1 при сквозной нумерации получает номера с 1 по 7. Если каждый документ пронумерован отдельно — 1–4, 1–2, 1 — это не сквозная нумерация, и такой пакет вернут.
Смысл в том, чтобы из подшивки нельзя было незаметно изъять или добавить лист: любое изменение состава ломает последовательность.
Где нумерация обязательна
Копии документов для налоговой. При истребовании документов по статье 93 НК РФ копии на бумаге заверяются и, если это подшивка, прошиваются и нумеруются. Требования к заверению многостраничных копий: сшив не более 150 листов, сквозная нумерация арабскими цифрами, заверительная надпись на обороте последнего листа с указанием количества листов.
Документы в суд. Приложения к иску подаются по описи. Нумерация листов позволяет ссылаться в тексте на конкретный лист дела — «том 1, лист 45».
Кадровые и архивные дела. Номер ставится в правом верхнем углу листа графитным карандашом при архивной обработке, но для копий и электронных пакетов допустима печатная нумерация.
Тендерная документация. Заявки на участие в закупках почти всегда требуют сквозной нумерации и описи.
Комплект для контрагента удобно собирать в генераторе счёта, акта и УПД.
Единого стандарта расположения номера нет. Практика — правый верхний или правый нижний угол, шрифт без засечек, размер 10–12 пунктов.
Нумеровать до или после объединения
Порядок действий важен, и его часто путают.
Правильно: сначала собрать все документы в один файл в нужной последовательности, потом пронумеровать целиком. Тогда номера гарантированно идут подряд.
Неправильно: пронумеровать каждый документ отдельно и потом склеить. Получится набор независимых нумераций, и придётся переделывать.
Если часть документов — сканы в JPEG, а часть в PDF, их сначала приводят к одному формату, затем объединяют, и только потом нумеруют.
Нумерация не с первой страницы
Частая ситуация: первый лист — титульный или опись, и он в нумерацию не входит. Тогда номера начинают со второго листа, но с цифры 1 либо с цифры 2 — в зависимости от требований принимающей стороны.
Для налоговой опись обычно нумеруется вместе со всем пакетом. Для судебных приложений практика различается по регионам, и лучше уточнить в канцелярии.
Инструмент нумерации должен уметь и то, и другое: задавать номер, с которого начинается отсчёт, и пропускать первые страницы.
Форматы подписи страницы
Просто номер: 7
Минималистичный вариант, подходит для большинства случаев.
«Страница N из M»: Страница 7 из 42
Удобен для проверяющего: сразу видно, полон ли комплект. Применяется в отчётах и коммерческих предложениях.
«Лист N»: Лист 7
Формулировка, принятая в документах для налоговой и в делопроизводстве, где счёт ведётся по листам, а не по страницам.
Разница между листом и страницей существенна при двусторонней печати: один лист — две страницы. В электронном пакете каждая страница PDF считается отдельным листом.
Как сделать без установки программ
Онлайн-инструменты работают прямо в браузере, и для документов с персональными данными это принципиально: файл не должен уезжать на чужой сервер.
PropNum обрабатывает PDF локально — файлы не покидают устройство, обработка идёт средствами браузера. Порядок такой:
- Объединить документы в нужной последовательности, при необходимости поменяв листы местами
- Задать формат номера, положение на странице и стартовое значение
- Скачать готовый файл
Для сканов и разрозненных изображений сначала используется объединение, затем нумерация полученного файла.
Частые ошибки
Нумерация после сшивки. Пронумеровали, потом решили добавить документ в середину — вся последовательность поехала. Состав пакета фиксируется до нумерации.
Номер поверх текста. В плотно свёрстанных документах номер в нижнем углу может перекрыть подпись или реквизиты. Проверяйте результат, особенно на последних листах.
Разные форматы в одном пакете. Половина листов «Страница 1 из 20», половина просто «1» — выглядит небрежно и вызывает вопросы.
Отсутствие заверительной надписи. Для налоговой нумерации мало: нужна надпись «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата и количество листов.
Загрузка чужих персональных данных на сторонние сервисы. Копии паспортов и договоров, отправленные на неизвестный сервер, — нарушение с точки зрения обработки персональных данных.
Пронумеруйте пакет
PropNum объединяет PDF и расставляет сквозную нумерацию в браузере, без загрузки файлов на сервер. Доступны форматы «номер», «страница N из M» и «лист N», выбор положения и стартового номера.